Posts tagged with "GTD"

Handschrifterkennung in Evernote

Ich bin ja noch wie vor ein großer Fan von Evernote. Durch die Handschrifterkennung ist es sogar möglich nach Text in Bilder zu suchen. Wichtig ist, dass die Bilder im .jpg Format hochgeladen werden, da .pdf Dateien scheinbar keinen OCR Erkennungsprozess auf den Evernote Servern durchlaufen.

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Evernote – Remember Everything

Ich benutze Evernote schon seit einiger Zeit und stelle immer mehr fest, wie sehr es mir hilft, mich effizient zu organisieren. Angefangen hat es damit, dass ich Notizen zu Meetings oder Telefonaten in Evernote gespeichert habe. Hin und wieder mal ein Bild von einer Whiteboard-Grafik oder ein Foto von einem Buch-Cover, das ich irgendwann mal beabsichtige zu lesen. Read More

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MailTags & Journler

Gadgets for Geeks

MailTags ist ein PlugIn für Mac Mail, das das „Taggen“ von ein- und ausgehenden Nachrichten mit Keywords, Projekten, Prioritäten, Notizen und Fälligkeitsterminen ermöglicht. Die Tags können in der Suche von Mail sowie zum Anlegen sog. Smart Mailboxes verwendet werden. In Smart Mailboxes werden dann Mails entsprechend der definierten Tags verschoben. So kann man sich einen Ordner „Warten Auf“ anlegen, in den autom. alle Mails verschoben werden, denen man den Tag „warten“ verpasst. MailTags integiert iCal, so dass man jeder Nachricht ein ToDo oder einen Termin zuweisen kann. Jede Änderung ob in iCal oder in MailTags wird synchronisiert. Eine perfekte Ergänzung für Alle, die mit Mail und iCal arbeiten.

MailTags
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Journler ist Notizbuch, Aufgabenliste, hilft bei der Projektorganisation und verwaltet diverse Dateiformate. Durch intelligente Ordner und eine Drop Box auf dem Schreibtisch lassen sich jegliche Informationen sicher aufbewahren, automatisch zuordnen und durch Filter sowie nach Fälligkeit wieder anzeigen. Das Erstellen von Voicememos, Videos und Fotos wird ebenso unterstützt, wie das Verfassen von Blogbeiträgen inklusive deren Veröffentlichung. Für Privatanwender gibt es eine kostenlose Version.

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Journler hat alles im Griff

Dank eines Artikels auf macscape.de bin ich auf das Organisationstool Journler gestoßen. In Journler lassen sich alle möglichen Informationen und Dateiformate ablegen und organisieren. So behält man den perfekten Überblick über alles, was man sonst im Kopf oder auf Zetteln versucht festzuhalten. Die iLife Integration sowie viele weitere sinnvolle Features machen Journler zu einer Software, die man auf jeden Fall mal ausprobieren sollte, zu mal sie für den Privatanwender auch noch völlig kostenlos ist.

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Zeiterfassung 2.0

Zeiterfassung nervt – muss aber (leider) sein. Abhilfe schaffen diverse Tools vom einfachen Notizzettel bis zu komplexen kommerziellen Zeiterfassungtools. Eine einfache webbasierte Lösung bietet jetzt mite. Konzipiert wurde es für Freelancer und kleine Agenturen. Die Funktionalität beschränkt sich auf die nötigsten Features und das Design hält sich nach Web2.0 Manier dezent zurück. Da das Projekt gerade aus der Taufe gehoben wurde, bleibt zu hoffen, dass es die Startphase gut übersteht und Fans findet, die es mit konstruktiven Vorschlägen und Spenden unterstützen.

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mite
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37 Signals

Projektmanagement mit Basecamp
DieFirma 37signals stellt eine Reihe von einfachen und übersichtlichen webbasierten Lösungen für Agenturen und Freelancer zu Verfügung. Das Projektmanagementsystem Basecamp ist sehr zu empfehlen. In Basecamp lassen sich selbst komplexe Projekte mit mehreren beteiligten Firmen und/ oder Freelancern ohne Schwierigkeiten koordinieren. Schon in der kostenlosen Basisversion hat man eine Menge Features, wie Messageboard, To-Do Lists, Milestones & Writeboards, lediglich auf den komfortablen File-Upload muss man verzichten. Hat man mehr als ein Projekt zu managen oder will doch in den Genuss des File-Uploads kommen, so kann man schon für nur 12 Dollar pro Monat auf die „Personal“ Version upgraden. Hier stehen einem dann 3 Projekte und (fast) der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Verzichten muss man lediglich auf Verschlüsselung und Timetracking.

Doch wie steht es um die Akzeptanz auf Seiten des Kunden?

Aller Anfang ist schwer. Man darf nicht erwarten, dass einem die Kunden um den Hals fallen, nur weil man ein webbasiertes Projektmanagementprogramm anbietet. Doch mit der Zeit werden die Vorurteile und Hemmschwellen fallengelassen, da die Vorzüge klar erkennbar sind. So hat man z.B. eine lückenlose Dokumentation der gesamten Kommunikation, übnersichtliche To-Do Lsiten, aus denen erkennbar ist, welche Aufgaben schon erledigt sind und welche noch anstehen, alle Ansprechpartner sind für alle Beteiligten zu finden, Nachrichten können direkt als Mail verschickt werden und relevante Dateien liegen zentral für alle zum Download parat. Das spart Zeit, Missverständisse und Nerven.Zu Beginn ist es ratsam einem neuen Kunden eine Einweisung in das System zu geben, und dann in der Startphase alle E-Mails, Telefonate etc. im System abzulegen auch die des Kunden. In der Regel dauert es dann nicht lange bis der Kunde dies dann mit der gewünschten Selbstverständlichkeit selber erledigt.Ich selber setze Basecamp schon seit etwas mehr als einem Jahr ein und bin bisher sehr zufrieden. Auch bei SAE verwenden wir es erfolgreich, um den Informationsfluss unter den Mitarbeitern zu optimieren. Empfohlen wurde mir das System durch Stefan Rudersdorf von der Firma zebworx.com. Danke dafür!

Basecamp project management and collaboration