E-Mails archivieren in Apple Mail

Mail-Article_imgIm Laufe der Zeit sammeln sich eine Menge E-Mails auf dem Mac an, und hin und wieder macht es Sinn, die Inbox gründlich aufzuräumen. Vor allem dann, wenn die Mail App auf dem Mac immer langsamer wird und immer länger braucht, um einfache Routineaufgaben zu erledigen.

Eine einfache Lösung um Platz zu schaffen, ohne die alten E-Mails zu löschen, ist sie zu archivieren. Bei einem Archiv handelt es sich um einen separate Ordner, in dem sich die Emails inklusive etwaiger Anhänge befinden. Dieser Ordner kann dann auf dem Mac oder auf externen Datenträgern gespeichert werden. Bei Bedarf kann dieser Archiv-Ordner wieder in die Mail App importiert werden, um auf die darin befindlichen E-Mails zuzugreifen.

Und so wird’s gemacht.

Schritt 1:

Erstelle ein Backup deines Macs für den Fall, dass irgendetwas schief gehen sollte! Dazu kannst du TimeMachine oder ähnliche Software verwenden. Ich setze neben TimeMachine sicherheitshalber noch die Carbon Copy Cloner App ein.

Schritt 2:

Stelle sicher, dass die Mail App keine gelöschten E-Mails auf dem Server speichert. Gehe zu „Mail > Einstellungen > Accounts > wähle die Mailbox > Postfach-Verhalten“ und deaktiviere die Checkbox „Gelöschte E-Mails auf Server sichern“.

Schritt 3:

Erstelle ein neues lokales Postfach über „Postfach > Neues Postfach“. Das Postfach erscheint dann in der linken Spalte unter „Lokal“.

Schritt 4:

Wähle die E-Mails aus, die du archivieren möchtest, und verschiebe sie in das neu eingerichtete lokale Postfach. Je nach Anzahl der E-Mails und Größe der Anhänge kann dieser Vorgang einige Minuten lang dauern. Überprüfen lässt sich der Fortschritt über „Fenster > Aktivität“.

Schritt 5:

Nun lässt sich das Postfach exportieren. Klicke dazu mit gedrückter Ctrl-Taste auf das Postfach in der linken Leiste. Alternativ kann man das Postfach auswählen und über „Postfach > Postfach exportieren“ den Exportvorgang starten. Wähle den Speicherort für den Export aus und wähle ggf. „Alle Unterordner exportieren“, wenn es denn welche in dem Postfach gibt. Der Exportvorgang kann mitunter recht lange dauern.

Schritt 6:

Nach erfolgreichem Export erhält man einen .mbox Ordner, den man bei Bedarf jederzeit wieder in die Mail App über „Ablage > Postfach importieren“ importieren kann, um auf alte E-Mails zuzugreifen.

Schritt 7:

Zum Schluss löscht man noch das Postfach in Mail mit Ctrl-Klick oder über das Menu „Postfach > löschen“.

Viel Spaß beim Aufräumen und Archivieren der E-Mail-Berge.

Hat dir die Anleitung gefallen? Ich freue mich über Anregung und Kritik in Form eines Kommentars.

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4 Kommentare

  • Hallo Götz,

    Deine Anleitung hilft schon mal sehr gut weiter.
    Ich habe einen Archivordner eingerichtet und möchte in diesem alle Mails älter als 2012 archivieren ! Geht das ?

    Zusatzfrage: gibt es eine Limitierung für die Postfachgröße ?

    Viele Grüße
    Stefan

  • Hi Stefan.

    Ja das geht ganz einfach indem du deine Emails in der Übersicht nach Datum sortierst und dann in den Archivordner verschiebst. Was die Größe der Archive betrifft, denke ich das deine Festplatte die limitierende Größe sein kann. Mein bisher größtes Jahresarchiv ist 5 GB. Ich kann mir aber vorstellen, dass es auch noch größer geht.

    Ich hoffe, ich konnte dir mit der Antwort weiterhelfen.

    Viele Grüße
    Götz

  • Hallo Götz, deine Tipps sind super, aber leider funktioniert das nicht bei mir. Wenn ich das lokale Postfach exportiere, kann ich danach die Email nichts mehr ansehen auf der externen Festplatte. Bei meinem alten Mac hat das funktioniert. Mir ist auch auch eben aufgefallen, dass beim automatischen Backup keine Sicherunge der Mails erfolgt. Die waren beim alten Mac zuvor unter Benutzer, Library und dann Mail auffindbar. Was tun?? Bin recht verzweifelt. Kann es daran liegen, dass ich alle Mail von meinem alten MAc auf den neuen übertragen habe und jetzt das Format nicht passt? Wäre dir für jeden Tipp dankbar!! Lieben Gruß Katja

  • Hallo Katja.

    Welche Version des Betriebssystems hast du auf dem alten und welche auf dem neuen Mac laufen? So ad hoc habe ich keine Antwort parat.

    Gruß Götz

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